Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie das Artus Engineering Kundenportal (nachfolgend „Portal“) nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Das Portal richtet sich an Mitarbeitende von Artus Engineering sowie an autorisierte Ansprechpartner unserer Kunden. Ein Zugang ist nur mit Einladung bzw. Freischaltung möglich.

2. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Portal ist:

Artus Engineering GmbH
Wilhelmstraße 18
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Telefon: 0721 4671 2023
E-Mail: hi@artus-engineering.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

3. Hosting und Infrastruktur

Das Portal und die dahinterliegende Anwendung werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Technischer Betrieb, Container-Orchestrierung und zugehörige Dienste erfolgen über von uns eingesetzte Cloud- und Infrastrukturanbieter (Rechenzentren in der EU). Dabei kann der Hosting-Anbieter in seinem Verantwortungsbereich Zugriff auf technische Daten (insbesondere Server-Logdateien) haben, soweit dies zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erforderlich ist.

Hochgeladene Dateien (z. B. Dokumente, Bilder) werden in einem S3-kompatiblen Objektspeicher in einer EU-Region abgelegt.

4. Authentifizierung und Sitzungsverwaltung

Für die Anmeldung und Kontoverwaltung setzen wir Amazon Cognito (Amazon Web Services, Region EU) ein. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Name und Authentifizierungsdaten (Passwort-Hash) verarbeitet. Cognito stellt die sichere Anmeldung, Passwort-Zurücksetzung und Sitzungsverwaltung bereit.

Nach erfolgreicher Anmeldung speichert das Portal technisch notwendige Cookies (HttpOnly) für ID-Token und Refresh-Token, um Ihre Sitzung aufrechtzuerhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer Authentifizierung).

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch AWS finden Sie in der Datenschutzerklärung von Amazon Web Services.

5. Datenerfassung bei Nutzung des Portals

Server-Log-Dateien

Beim Aufruf des Portals erhebt und speichert die Hosting-Infrastruktur automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser übermittelt. Dies können insbesondere sein:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs sowie zur Systemsicherheit und -stabilität. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen zu Werbezwecken erfolgt durch uns nicht.

Portal-Nutzerdaten und CRM-Inhalte

Im Portal verarbeiten wir die Daten, die für die Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich sind — etwa Kontaktdaten, Projektdaten, Aufgaben, Angebote, Dateien und Kommunikationsinhalte, die Sie oder berechtigte Nutzer Ihrer Organisation dort hinterlegen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Projektabwicklung und Kundenkommunikation).

Kunden erhalten Zugriff ausschließlich auf die Daten ihrer jeweiligen Organisation (Mandantentrennung). Interne Nutzer von Artus Engineering können — entsprechend ihrer Rolle — auf die für ihre Tätigkeit erforderlichen Daten zugreifen.

Datei-Uploads

Wenn Sie Dateien im Portal hochladen, werden diese in unserem Objektspeicher abgelegt und mit Metadaten (Dateiname, Größe, Upload-Zeitpunkt, Zuordnung zu Projekt/Unternehmen) verknüpft. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Dateiverwaltungsfunktion des Portals.

E-Mail-Benachrichtigungen

Das Portal kann E-Mails versenden (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen). Dabei werden die dafür erforderlichen Empfängerdaten und Inhalte an unseren E-Mail-Dienst übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Optionale Drittanbieter-Integrationen

Das Portal kann — abhängig von Projekt und Berechtigung — Anbindungen an externe Dienste ermöglichen, die Sie oder Ihr Team aktiv verbinden, z. B.:

• Google (Search Console, Analytics, Ads, Kalender)
• GitHub
• PostHog

Beim Verbinden eines Dienstes werden die dafür erforderlichen Zugangsdaten bzw. OAuth-Tokens gespeichert und genutzt, um Metriken, Repository-Informationen oder Kalenderdaten abzurufen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der angeforderten Integration).

Für die Datenverarbeitung durch die jeweiligen Anbieter gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen. Wir empfehlen, diese vor der Verbindung zu prüfen.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir, solange Ihr Portal-Zugang besteht und danach nur noch, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder wir ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung haben (z. B. zur Abwehr von Rechtsansprüchen). Server-Logdateien werden in der Regel nach kurzer Zeit automatisch gelöscht oder anonymisiert.

8. Ihre Rechte

Sie haben — soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind — Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle.

9. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Das Portal nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.